高齢の社長が、
ひとりで回していた、
アナログな大工・警備会社

紙の予定表が、任せられない状態を作っていた。

01ヒアリング：現状の問題と理想

会社の概要

• 住宅現場の、大工・荷揚げ・警備を手配する会社
• 従業員は警備員20名、大工・荷揚げ30名
• 取引先は約10社、監督は数十名

時間を奪っている問題

仕事を受ける

仕事を管理する

従業員に仕事を割り振る

事務仕事

理想：どうなりたいか

• 作業を任せて、時間を取り戻したい
  • 本質的な仕事に集中できるように
  • 休みを作れるように

02診断：最重要ポイントの見極め

問題を解決するために、まず最重要ポイントを見極めます。
最重要ポイントとは、複雑な問題を構成する要素のうち、最も重要で、かつ解決可能な要素のことです。

診断

ヒアリングで出てきた問題を1つずつ掘り下げ、原因をたどっていきます。

• 書き忘れ・書き直し・一覧性のなさ・出し忘れの照合不能は、記録が紙だから起きている
• 見積書も請求書も社長経由。仕事の情報が、紙の予定表にしかないから
• 「連絡のたびに手が止まる」「休みがない」などの問題は一見、紙とは関係がない。
  しかしこれは、誰かに任せられれば消える問題。
  誰かが代わりに受けても書き込めず、代わりに出そうにも予定表がない、など。
  任せられない原因を突き詰めると、予定を紙で管理していることに行き着く

最重要ポイント

すべての問題の根底に、紙の予定表が関わっている。
紙の予定表が、任せられない状態を作っていた。
ここを解決しないかぎり、どの問題も解決できない。逆に言えば、ここを解決できれば、すべての問題が解決に向かう。
診断の結果、最重要ポイントは、「紙の予定表」に定まった。

03解決方針：最重要ポイントの攻略

診断で定まった最重要ポイント「紙の予定表」を、どう攻略するか。その方向を定めます。

解決方針：紙の予定表を、デジタルの予定表に置き換える。

置き換えるだけで、問題の多くが消えます。

• 変更は、書き直しではなく、その場で修正できる
• 何十枚もの紙が1つにまとまり、一覧できる
• 外出先からも、書き込める・見られる
• 誰でも書き込める。受ける作業を、人に任せられるようになる

デジタル化で、新たに生まれる問題

• デジタルに慣れているわけではないから、誤操作で予定を消してしまう恐れがある
• 使い慣れていないサービスは、うまく使いこなせず、かえって時間がかかる恐れがある

↓

• 予定表は閲覧だけできる形で渡す。本人の操作では、そもそも消せない
• 操作は、毎日使っているLINEから。新しい操作を覚えない

予定表のデジタル化によって、さらなる業務の効率化を実現する4つの仕組み

• FAX・メールの依頼を、自動で予定表に取り込む
• 受けた仕事は、自動で確認を返信。 「依頼したつもりが、届いていなかった」という行き違いをなくす
• 従業員への連絡：文面を、予定表から自動で作る
• 請求書を、予定表の記録から自動で作る

これで、「受ける・管理する・割り振る・事務」、4つの業務すべての問題に、手が届きます。

04設計：方針を、実際の形に落とす

解決方針が確定したら、仕組みの設計に入ります。
シンプルで、機能的で、美しい仕組みを、どう実現するか。こちらが最善と考える形に、相手の要件を重ねて詰めていきます。

設計は、基本的にこちらの仕事です。
途中で確認が必要な点は、その都度伺います。
設計が仕上がったら、一緒に確認しながら、仕上げていきます。

※技術的な詳細は、省略します。

デジタル予定表の設計

• LINE公式アカウントから、予定を入力できるように
• 紙の予定表は書く欄が決まっていたから、書き忘れが少なかった。自由に書くLINEでは、住所や監督名の記入漏れが起きる。だから入力はフォームにして、記入漏れ自体をなくすように
• 入力された内容はAIがチェックして、明らかな間違いや、つじつまの合わない点を指摘するように
• 1日の間に入力された情報は、別のシートに記録される。第三者がチェックできるように
• 予定表本体は、使い慣れたGoogleカレンダー。閲覧の権限だけを渡して、誤って消したり変えたりできないように

残りの4つの機能も、同じ考え方で設計していきます。

05実装：設計を、動く仕組みに

設計が固まったら、あとは作るだけ。ここから先は、完全にこちらの仕事です。
すべて私たちのチームで実装するため、設計を100%反映して、スピード感を持って形にできます。

06改善：何が変わったか

仕事を受ける

• 依頼は、自動で予定表に入る
• 確認の返信も自動。「依頼したつもり」の行き違いがなくなる
• 誰かが代わりに受けても、同じ予定表に入る。受ける仕事を任せられるように

仕事を管理する

• 紙30枚が、スマホの1画面に
• 変更は、その場で修正できる
• 外出先からも、見られる・書き込める

従業員に仕事を割り振る

• 連絡の文面は、予定表から自動で作られる。手で打ち直さず、送り間違いも消える
• 記録が残るから、出し忘れに気づける

事務仕事

• 請求書や見積書は、予定表の記録からほぼ自動で、社長を介さず作れるように

07この仕組み一式の、見積書